عند التخطيط لأنشطتك ، تأكد من مراعاة وقت التحضير. حتى أبسط مؤتمر يتسع لخمسة إلى عشرة أشخاص يتطلب تنظيمًا وتوقيتًا واضحين. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون من الأسهل على القسم العمل مع خطة أولية.
تعليمات
الخطوة 1
اكتب خطة عمل على الفور لهذا العام. سيسمح هذا ، أولاً ، بحساب ميزانية تقريبية. ثانياً: توزيع كمية العمل على الموظفين. ثالثًا ، إذا كنت تخطط لجذب الرعاة ، فسوف ترسل لهم على الفور قائمة كاملة حتى يتمكنوا من اختيار عرض ترويجي حسب رغبتهم.
الخطوة 2
قسّم خطة نشاطك حسب الشهر. اكتب في السنوي ، الدائم أولاً. ثم جديدة لم يتم عقدها من قبل. من الأفضل عمل جدول في Excel. سيسمح لك ذلك بتعديل الخطة عند إضافة عروض ترويجية جديدة.
الخطوه 3
في الجدول ، قم بعمل سبعة أعمدة وعدد الصفوف بقدر الأحداث المجدولة. العمود الأول هو رقم تسلسلي. عيّنه ببساطة لا. والثاني هو اسم الحدث. الثالث هو تاريخ الحدث. الرابع هو الوصف. الخامس هو الميزانية. السادس هو اسم ولقب المدير المسؤول عن المنظمة. السابع هو الملاحظات. ستكتب هنا جميع المعلومات المفيدة التي لم تغطها في الخلايا السابقة.
الخطوة 4
يتطلب العمود الرابع "الوصف" فك التشفير. ضع خطة تقريبية للحدث هناك. كم عدد المدعوين ستتم دعوتهم. ستكون طاولة بوفيه أو مأدبة. حدد المكان (قاعة المؤتمرات ، المطعم ، بهو الفندق). اكتب الشركات التي يمكن جذبها كجهات راعية. ما هو الغرض من الحدث. هل أحتاج إلى طلب الهدايا التذكارية والدعوات مسبقًا. كل هذا سيساعد على تنظيم الحدث وموافقته من قبل الإدارة.
